Consent template: is a PDF really enough?
Many people look for a consent template because they want something tangible quickly. PDFs are common for that — and that’s understandable. But the real question often comes later: when someone asks what exactly was approved, and whether the whole thing is actually “closed”. That’s where the difference between a document and proof begins.
Why many work with templates and PDFs
- It’s a quick solution — fill a template, sign, file.
- The approach is familiar and used in many teams.
- A PDF is easy to share via email or messenger.
- No tool, no accounts, no setup needed.
Where templates and PDFs hit their limits
A PDF can show that consent exists.
It gets unclear when later you need to trace:
- which project it belongs to
- which version applies
- whether it was consciously closed
That’s where the difference between document and proof begins.
What “approval documentation” means
This does not mean “more paperwork”, but a calm, traceable flow: consents are captured in a way that later they can be mapped and understood.
- Context: what was it about (project/occasion)?
- Timing: when was it approved (timestamp)?
- Mapping: which consent belongs to which project?
- Conscious closure: it’s clear when “received” became a final state.
How LegitForm documents consent
- Create a project
- Collect consent via link or QR
- Collect consents
- Finalize the relevant consents
- Proof is created (PDF + protocol)
Proof is not created automatically, but when you consciously finalize. If you want to orient yourself first: LegitForm.
When which approach makes sense
- for simple cases
- when no later proof is needed
- when content is published
- when multiple people are involved
- when traceability matters
More (if you’re looking for exactly this)
Reicht eine Einverständniserklärung als PDF aus?
Für einfache Fälle kann ein PDF als Dokument ausreichen. Viele meinen dabei: „reicht ein PDF als Einwilligung?“ – im Alltag oft ja. Unklar wird es meist später: Wenn du zeigen musst, wofür die Einwilligung galt, zu welchem Anlass sie gehört und ob es einen klaren Abschluss gab.
Was ist der Unterschied zwischen Vorlage und Nachweis?
Eine Vorlage hilft dir, eine Einwilligung aufzuschreiben und abzulegen. Ein Nachweis meint zusätzlich die nachvollziehbare Dokumentation: Kontext, Zuordnung, Zeitstempel und ein erkennbarer Abschlussstand.
Wann entsteht der Nachweis bei LegitForm?
Der Nachweis entsteht nicht automatisch. Er entsteht beim bewussten Finalisieren – dann werden PDF + Protokoll erzeugt und exportierbar.
Muss ich jede Einwilligung dokumentieren?
Nicht unbedingt. Viele arbeiten für einfache Situationen mit einer Vorlage. Wenn Inhalte veröffentlicht werden, mehrere Personen beteiligt sind oder du später „einverständniserklärung nachweisen“ musst, hilft eine Freigabedokumentation mit Zeitstempel und Anlass‑Zuordnung.
Für welche Bereiche eignet sich LegitForm?
Für Situationen, in denen Einwilligungen später nachvollziehbar bleiben sollen – z. B. Fotografie, Video, Social Media oder Teams. Der Fokus liegt darauf, Einwilligung zu dokumentieren und bei Bedarf als Nachweis bereitzustellen.